Bookingsystem for møterom, konferanser og servering
Fra forespørsel til gjennomført arrangement. I ett system.
Webook samler møterom, konferanser, pakker, servering, oppgaver og fakturering – for konferansesentre som leier ut, og for organisasjoner som booker internt. Bookingen gjøres én gang – kalender, kjøkken, renhold og økonomisystem får beskjed automatisk.
Norsk system · Skybasert · Toveis Outlook-synk · Integrert med regnskapssystemet ditt
Dette forteller kundene oss
Utfordringene vi hører oftest i møter med konferansesentre og organisasjoner som booker møterom – og hvordan Webook løser dem.
Én booking. Hele laget oppdatert.
Rom, pakker, servering, oppgaver og ordre samles rundt samme arrangement. Tilbud, kjøkkenliste og faktura bygger på samme reservasjon.
Endringer synes før de blir et problem.
Nytt deltakerantall eller ny bestilling oppdaterer arrangementet og serveringsoversikten, og de som skal gjennomføre ser hva som er endret.
Pakker som passer måten dere jobber på.
Sett sammen rom, servering og priser etter stedets behov – med fast pris per pakke eller pris per deltaker.
Fra gjennomført arrangement til fakturagrunnlag.
Ordrelinjene følger arrangementet, og bestillingene samles før de går videre til økonomisystemet.
Flere dager. Ett samlet opphold.
Konferanse, servering og overnatting samles rundt samme gjesteopphold – også når arrangementet går over flere dager.
Bestilling fra Outlook. Oversikt for bygget.
Leietakerne bestiller rom og servering der de planlegger møtene, mens drift og fakturering får riktig informasjon.
Alle jobber fra samme oversikt.
Følg rom, arrangementer og oppgaver på tvers av avdelinger – også på de travleste dagene.
La kundene bestille selv – innenfor rammene dere setter.
Gjør rom, tider, priser og servering tilgjengelig gjennom online booking.
Laget for konferansesentre og alle som booker møterom
Enten dere leier ut møterom og konferanser til kunder, eller booker møterom internt i egen organisasjon: samme system, tilpasset hvordan dere jobber. Rundt 80 % er standard – resten konfigureres etter deres rutiner.
Kurs- og konferansesteder
Pakker, flerdagers arrangementer, tilbud med signering og serviceliste til kjøkkenet.
Les mer →Kontorbygg og næringseiendom
Leietakerne booker felles møterom og servering rett fra Outlook. Hver leietaker faktureres automatisk for det de har brukt.
Les mer →Hotell med møterom
Møterom og overnatting i samme booking, med egen hotellmodul for rom og renhold.
Les mer →Kantine og catering
Bestillinger med leveringssted og frister, og oversikt over hva som skal lages og leveres.
Les mer →Hele løpet, uten dobbeltarbeid
Én reservasjon følger arrangementet fra første henvendelse til ordren ligger i økonomisystemet.
Forespørsel
Fra telefon, e-post, Outlook eller online booking. Kilden registreres.
Reservasjon
Rom, pakker, servering og overnatting – kopier enkelt over flere dager.
Tilbud og signering
Tilbud fra mal, signert digitalt. Bookingen bekreftes automatisk.
Gjennomføring
Kjøkken, servering og renhold får sine lister og oppgaver.
Faktura
Ansvarlig godkjenner ordren – den går rett til regnskapssystemet.
Slik ser det ut
Rett fra Webook – ikke en illustrasjon
Skjermbildene under er tatt i Webook slik det brukes i dag.
Reservasjon
Hele arrangementet i én reservasjon
Pakker, møterom, servering og overnatting samles på samme sted, med sum per del, pris per person og totalpris inkl. mva. Endrer du antall deltakere, oppdateres pakkens deler og prisen med en gang.
- Pakker brytes ned i formiddag, lunsj og ettermiddag
- Rabatt og tillegg per linje
- Kopier, flytt, gjør gjentakende eller bruk mal
Kalender
Hele huset i én kalender – uten dobbeltbooking
Alle rom, bygg og seksjoner i samme visning, med bookinger, overnatting, seteoppsett og produkter. Prøver noen å booke et rom som er opptatt, markeres det rødt og må løses før bookingen kan bekreftes.
- Dag, uke og måned
- Konflikter stoppes før de skjer
- Forberedelsestid og oppsett per rom
Kjøkken
Kjøkkenet ser hva som er endret
Servicelisten viser hva som skal serveres, når, i hvilket rom og til hvem – med allergier og notater. Endringer fra i dag og i går er fargemarkert, så ingenting blir oversett.
- Serveringstid, rom og hentested
- Allergier per bestilling
- Eksport til PDF og Excel
Renhold og oppgaver
Oppgavene lager seg selv
Når et møte er ferdig, får renhold et kort med rom, tidspunkt og frist før neste gjest. Oppfølging som «send tilbud» opprettes automatisk med ansvarlig og frist.
- Tavle- og tabellvisning
- Frister som blir røde når de nærmer seg
- Koblet til reservasjonen
Planner
Innkjøp og bemanning, dag for dag
Planner summerer alt som er bestilt – mat, drikke, teknikk, rigg og resepsjon – per dag. Kjøkken og drift ser hva som kommer, lenge før det skjer.
- Gruppert per avdeling
- Hentet rett fra bookingene
- Eksport til Excel
Rapporter
Booket mot budsjett – per bygg og seksjon
OTB-rapporten viser budsjett, faktisk, booket og prognose for rom og produkter, med avvik i prosent. Gruppér per bygg, seksjon eller rom.
- Ta med eller utelat foreløpige bookinger
- Daglig rapport, kunderapport og salgsstatistikk
- Eksport til Excel
Tilbud med BankID
Tilbudet lages fra mal med bilder og vilkår. Kunden signerer digitalt med BankID, og bookingen bekreftes.
Ordre rett til regnskap
Godkjente ordre sendes til økonomisystemet, med kreditnota og ordrepåminnelse når det trengs.
Toveis Outlook
Book rom og servering fra Outlook. Endringer og avlysninger synkroniseres begge veier.
Webook Online
La kundene booke selv – døgnet rundt
Kundene finner ledig rom, velger oppsett og pakke, legger til mat og drikke, registrerer allergier og bekrefter – med pris synlig hele veien. Bookingen havner rett i Webook.
- Samme rom, pakker og priser som internt
- Konferansepakker, servering og allergier i samme bestilling
- Egen inngang for catering til leietakere
- Rabattkoder, faktura og Min side
Det som gjør hverdagen enklere
Booking fra Outlook
Book rom og servering i Outlook. Alt synkroniseres begge veier – avlyser du i Outlook, forsvinner det i Webook.
Kjøkken og servering
Serviceliste med tider, rom og allergener. Endringer markeres i rødt og gult, så ingenting blir oversett.
Oppgaver og renhold
Oppgaver opprettes automatisk når et møte er ferdig, med frist før neste gjest. Tilgjengelig i appen.
Rapporter som brukes
Budsjett mot faktisk, belegg per rom, salg per pakke og hvor kundene kommer fra. Til Excel eller PDF.
Online booking og betaling
Kundene booker og betaler selv, med de reglene dere setter. Kontaktpersoner kan bestille for flere firma.
Ett dashboard per rolle
Salg, kjøkken og drift ser hver sine tall og snarveier – rett inn i reservasjonen.
Kunder
Konferansesteder og organisasjoner som bruker Webook
Se Webook med deres egne rom
30 minutter på Teams. Vi viser hvordan en typisk uke hos dere ville sett ut.